Fungsi Administrasi Perkantoran ( UAS GENAP 2015 )

"FUNGSI ADMINISTRASI PERKANTORAN"

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.
 1. Fungsi rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
  3.Fungsi analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.
  4. Fungsi interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.
  5. Fungsi manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

Sejarah Administrasi Perkantoran ( UAS GENAP 2015 )

SEJARAH PERKEMBANGAN ADMINISTRASI

SEJARAH PERKEMBANGAN ADMINISTRASI

    Administrasi telah ada sejak dahulukala karena administrasi timbul dengan timbulnya peradaban manusia. Apabila sejarah perkembangan administrasi itu dipelajari lebih mendalam akan terlihat bahwa dalam setiap kebudayaan, apapun tujuannya, bagaimanapun bentuk dan strukturnya, unsur-unsur administrasi tersebut pasti selalu ada. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa administrasi selalu ada pada setiap kegiatan.

Ada dua hal yang akan dijelaskan yaitu,pertama administrasi sebagai seni yaitu perkembangannya selalu dipengaruhi oleh perkembangan masyarakat dinamis. Demikian juga sebaliknya. Secara historical perkembangan administrasi sebagai seni itu didasarkan kepada pengetahuan masyarakat modern sekarang tentang kejadian-kejadian dimasa lalu pada kebudayaan tertentu pula. Yang kedua, administrasi sebagai ilmu pengetahuan, tepatnya sebagai ilmu pengetahuan sosial.

A. PERKEMBANGAN ADMINISTRASI SEBAGAI SENI

Perkembangan administrasi sebagai seni dapat dibagi menjadi tiga fase utama, yaitu sebagai berikut.

1. Tahap prasejarah yang berakhir pada tahun 1 m.

2. Tahap sejarah yang berakhir pada tahun 1886.

3. Tahap modern yang dimulai pada tahun 1886dan masih berlangsung hingga sekarang ini.

1. Tahap prasejarah

Bukti-bukti sejarah menunjukan dengan jelas bahwa pada tahap prasejarah ini administrasi sudah berkembangdengan baik. Meskipun mungkin secara tidak sadar, masyarakat purba telah menjalankan roda administrasi sebagaimana apa yang sekarang disebut sebagai prinsip-prinsip administrasi . karena kebutuhan masyarakat yang dipuaskan melalui penerapan prinsip-prinsip administarsi dan manajemenpun relative masih sederhana maka pada umumnya system administrasi yang dipergunakan belum serumit yang digunakan sekarang ini.

Ditinjau dari segi waktu dan tempat, tahap prasejarah ini dapat dibagi pula menjadi enam tahap perkembangan, yaitu sebagai berikut.

a. Zaman Mesopotamia

Pada zaman semopotamia telah dijalankan prinsip-prinsip dasar administarsi yang diketahui pada zaman modern sekarng, terutama pada bidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi dan pengangkutan (terutama pengangkutan sungai). Sejarah membuktikan bahwa masyarakat Mesopotamia telah menggunakan logam sebagai alat tukar, hal ini memudahkan dalam perdagangan.

b. Zaman Babilonia

Zaman babilonia, administrasi pemerintahan, perdagangan, perhubungan dan pengangkutan telah berkembang pula dengan baik. Perkembangan administrasi juga telah berkembang pada bidang teknologi, dengan bukti adanya taman gantung.

c. Mesir Kuno

Zaman mesir kuno, yang berkembang pada zaman ini adalah dibidang pemerintahan, militer, perpajakan, perhubungan dan pertanian (termasuk irigasi). Hanya saja, pada zaman mesir kuno ini, administrasi dijalankan bukan atas dasar kepentingan rakyat, tetapi hanya untuk kepentingan firaun dan keluarganya. Karena pada saat itu, firaun dianggap sebagai dewa atau setidaknya sebagai keturunan dewa, sehingga mengabdikan kepada firaun diindikasikan dengan pengabdian kepada tuhan.

d. Tiongkok Kuno

Zaman tiongkok kuno, administrasi pada zaman ini berkembang sebagaimana zaman-zaman yang telah disebutkan sebelumnya, tetapi ada yang khas pada tiongkok kuno ini, yaitu system administrasi kepegawaian yang sangat baik. Demikian baiknya system administarsi tersebut, maka system administarsi pun meminjam dari system ini dikenal dengan nama merit system. Pada zaman ini menonjol 3 toko yang memberikaan sumbangan yang sangat besar terhadap administrasi pada zaman itu, yaitu konfisius, chow, dan mo ti.

e. Romawi Kuno

Zaman romawi kuno, yang berkembang hampir sama dengan zaman-zaman sebelumnya, tetapi yang sangat menonjol adalah administrasi militer, pajak dan perhubungan melebihi yang sebelumnya, hal ini diperlukan mengingat romawi mempunyai wilayah yang sangat luas.

f. Yunani Kuno

Zaman yunani kuno, bidang yang berkembang dalam lingkup administrasi hampir sama dengan yang sebelumnya, tetapi disini muncul konsep demokrasi (berasal dari kata demos dan kratos yang berarti rakyat dan kekuasaan) sehingga kekuasaan berada ditangan rakyat. Definisi rakyat pada zaman ini berbeda dengan zaman sekarang yaitu:

o Pria

o Dewasa

o Lahir di Athena

o Orang tua warga Athena

Pembatasan pengertian rakyat ini memang logis pada zaman ini, karena 75% dari penduduk Athena terdiri dari pendatang yang bekerja sebagai pedagang atau budak belian. Pada zaman ini menciftakan parlemen pertama didunia yang disebut dengan orang-orang tua yang bijaksana. Untuk urusan di bidang militer diserahkan kepada dewan militer. Ada lagi ciri khas pada zaman yunani kuno yaitu setiap orang yang tergolong sebagai rakyat paling sedikit satu kali dalam hidupnya harus menjadi pegawai negeri tanpa bayaran.

pengertian surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.^[1] Pada umumnya, dibutuhkanperangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Sejarah surat dunia[sunting | sunting sumber]

Persia dan Mesir[sunting | sunting sumber]

Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi.^[2] Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.^[3]

China[sunting | sunting sumber]

Di sisi lain dunia, di China, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM.^[2] Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma lima kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM hingga tahun 220 ketika China berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos mereka.^[2]

India[sunting | sunting sumber]

Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno. KaumMauryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya.^[4] Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana.^[5] Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos. Terkadang masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan.^[6]

Romawi[sunting | sunting sumber]

Kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus.^[7] Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos dengan beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap seratus tujuh puluh mil atau dua ratus tujuh puluh kilometer dalam periode waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem ini tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada abad sembilan di Eropa.^[2]

Renaisans hingga Saat Ini[sunting | sunting sumber]

Walaupun kerajaan-kerajaan di Barat mulai hancur, tidak berarti sistem pelayanan pos juga hilang begitu saja. Sistem ini dipertahankan setidaknya hingga abad ke sembilan sebelum akhirnya terpecah-pecah dan tidak digunakan lagi; berbeda dengan di Timur di Kekaisaran Bizantium di mana sistem tersebut bertahan lebih lama karena adanya penyerapan sistem tersebut oleh kerajaan Islam di Baghdad.

Dengan perkembangan bisnis internasional yang semakin meluas, ada tuntutan seputar korespondensi bisnis. Perusahaan-perusahaan mulai membangun pelayanan pos milik mereka sendiri. Hingga abad 13 , hubungan antara pusat-pusat komersial bisnis Florence, Genoa, dan Siena telah berjalan dengan pusat komersial bisnis di Prancis Utara. Hal ini menarik minat para pedagang di Eropa sehingga mereka memistiskan untuk menyediakan jalur internasioanl untuk berita dan bisnis. Pada saat itu pula sudah terdapat pelayanan pos antara Venesia dengan Konstantinopel, pusat kerajaan Islam pada saat itu.

Akan tetapi, dengan menguatnya negara-bangsa di Eropa, muncul lah tuntuan mengenai hak privasi atas surat yang dikirimkan. Usulan ini ditentang oleh pemerintah, di Prancis khususnya oleh France Louis XI di mana ia menciptakan Royal Postal Service. Di sisi lain, pemerintah Inggris, Henry VIII membangun pelayanan reguler menuju London. Sayangnya kedua sistem tersebut bukanlah untuk umum, tetapi untuk orang-orang pemerintahan. Surat-surat pribadi belum diakui hingga akhirnya pada tahun 1627 di Prancis diizinkan adanya pengiriman surat pribadi. Akhirnya pada 1680, William Dockwra membuka pelayanan pos privat yang menggunakan metode prabayar. Surat yang akan dikirimkan akan di cap untuk menujukan kapan dan kemana surat-surat tersebut ditujukan.^[2]

Saat ini kemajuan sistem pengiriman surat juga dipengaruhi oleh teknologi yang berkembang saat ini; misalnya surat udara ataupun surat elektronik. Surat udara pertama berasal dari Paris pada September 1870 yang mengangkut lima ratus pounds surat dari atas balon udara.^[8] Sedangkan surat elektronik pertama ditemukan pada 1970 oleh Ray Tomlinson.^[9]

Layanan Pos di Indonesia[sunting | sunting sumber]

Artikel utama: Pos Indonesia

Perposan di Indonesia sudah dimulai sejak zaman Kerajaan Majapahit , Sriwijaya, dan Tarumanegara dalam bentuk tertulis atau surat menyurat. Huruf yang digunakan adalah huruf Palawa yang menjadi aksara Jawa di kemudian hari.^[10] Surat-surat beredar di kalangan biarawan dan bangsawan seiring dengan masuknya Hindu dan Buddha di Indonesia. Pada waktu itu surat dibuat mengunakan batu, kayu, maupun kertas. Kertas di sini merujuk kepada bahan-bahan seperti kulit bambu yang diiris tipis-tipis dan menggunakan daun lontar.

Lalu, kedatangan Belanda di Indonesia juga turut memengaruhi perkembangan surat-menyurat di Indonesia. Pada tahun 1596, Datanglah Cornelis de Houtman yang membawa surat bagi raja-raja di Jakarta dan Banten. Pada waktu itu, surat yang beredar hanya ditujukan bagi pejabat resmi dan tidak mengandung pemberitaan tentang kompeni di Indonesia. Selain itu, pada saat itu pula, layanan pos walaupun sudah cukup maju, masih belum mencapai tahap teratur; masih tergantung pada kapal kompeni yang berlayar dari pulau ke pulau. Akhirnya, pada 26 Agustus 1746 dibangunlah kantor pos resmi pertama di Jakarta oleh Gubernur Jenderal G.W. Baron van Inhoff. Tujuan dibangunnya kantor pos ini untuk memfasilitasi dan menjamin keamaaan suarat-surat yang dikirim khususnya bagi mereka yang di luar Pulau Jawa.^[11]

Pada masa pemerintahan Daendels dibangun jalan raya pos Anyer-Panarukan pada 1809 yang diselesaikan dalam satu tahun. Jalan ini terbetang sepanjang pantai utara Jawa Barat hingga Jawa Timur . Pembangunan ini terinspirasi dengan pembangunan jalan pos di Kekaisaran Romawi dengan nama Cursus Publicus. Dalam perjalanannya, terjadi berbagai perkembangan-perkembangan kecil seperti adanya tarif untuk pos yang melintasi laut. Pada masa pemerintahan Jepang, sempat dikenal pula Dinas Tabungan Pos untuk pengerahan uang bagi keperluan militer Jepang.^[12]

Setelah merdeka, terjadi pengambilalihan Jawatan Pos Telegraf dan Telpon (PTT) dari tangan jepang hingga akhirnya pada 27 Desember 1945 berhasil dikuasai.^[13] Hari itu kemudian diperingati sebagai Hari Bakti Postel. Sejak saat itu, banyak terjadi perombakan sistem pos yang ada, termasuk perluasan-perluasan wilayah mencakup daearah-daerah yang sulit dijangkau.^[14]

Jenis Surat[sunting | sunting sumber]

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya.^[15] Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.^[16]

Surat pribadi[sunting | sunting sumber]

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu^[17]:

1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Jenis - Jenis Surat

A. Berdasarkan Wujud Surat

1. Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.
2. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
3. Telegram
Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
4. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

B. Berdasarkan Pembuatan Surat

1. Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
2. Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

C. Berdasarkan Pesan Surat

1. Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.
2. Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.
3. Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
5. Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
6. Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

1. Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
2. Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
3. Surat Konfidensial
Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.
4. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

E. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat

1. Memorandum/ Memo
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
2. Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

1. Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.
3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.

G. Berdasarkan Penyelesaian Surat

1. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
2. Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
3. Surat Biasa
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

H. Berdasarkan Pengertian Umum

1. Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.
2. Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
3. Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.

Pengertian Arsip dan Kearsipan

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

1. Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.

1. Menurut Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo

Arsip adalah:

a.  Tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (geschereven strukken). Piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten), kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen (dokumentation) atau peta-peta (kearten).

b.  Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan

c.  Bahan-bahan yang harus diarsipkan

2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971

a.  Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

b.  Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

3. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Th 1979

a. Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan

b. Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

c. Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

4. Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah ;

a. Segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

b.  Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertip. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

5. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

6. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu:

ü  disimpan secara berencana dan teratur

ü  mempunyai sesuatu kegunaan, dan

ü  dapat ditemukan kembali secara tepat.

7. Seminar Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian yang diselenggarakan di Jakarta 28 Februari sampai 2 Maret 1957 merumuskan pengertian arsip sebagai berikut:

a. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk documenter(documentaire handeling) yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.

b. Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik ke dalam maupun ke luar dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Setelah mempelajari arsip secara etimologi dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa:

Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/ perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Dari pengertian itu pula dapat disimpulkan bahwa arsip mempunyai tiga aspek, yaitu:

a. Naskah atau kumpulan naskah

b. Gedung tempat penyimpanan arsip, dan

c. Organisasi (kegiatan pengelolaan)

2.   Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

2. Menurut Ensiklopedi Administrasi

a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) 

Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

4. Menurut Maulana (1974:18) 

Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

5. Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3)

Memberikan pengertian tentang kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. 

Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.